Das »Unternehmen online« von DATEV bietet dem Unternehmer eine komplette Plattform und große Teile der Unternehmensprozesse abzubilden. Von A wie Auftragswesen bis Z wie Zahlungsverkehr reicht die Palette. Die Komponente »Auftragswesen« umfasst:

• Stammdaten (Unternehmen und Geschäftspartner)
• Zahlungsbedingungen für Kunden und Lieferanten
• Digitales Belegwesen mit OCR Rechnungserkennung
• Bank (Kontoumsätze und Zahlungen, verschiedene Übermittlungsverfahren, Prüfen von Kontoumsätzen etc.)
• Kassenführungssoftware
• Rechnungseingangs- / -ausgangsbuch
• Lohnvorwegberechnung
• Lohndaten-Erfassung
• Auswertungen der Finanzbuchhaltung
• Auswertung der Lohnbuchhaltung
• Zahlungsverkehr
• Liquiditätsvorschau

Viele Geschäftsprozesse werden zunehmend digitalisiert. Dieser Digitalisierungsprozess eröffnet ganz neue Möglichkeiten und Wege der gemeinsamen Zusammenarbeit. Aus der praktischen Erfahrung der Geschäftsführer ist dieser Weg immer sinnvoll, wenn auch der Mandant diesem Weg aufgeschlossen gegenüber steht. Praktisch erprobt ist er bei einem Belegaufkommen von 4 bis 4.000 Belegen pro Monat.

Ihre Vorteile:

• Zahlreiche Belege fallen bereits heute digital an und müssen digital archiviert werden.
• Doppelerfassungen werden vermieden.
• Alle Belege verbleiben stets bei Ihnen. Es muss kein Pendelordner gepflegt und an den Steuerberater verschickt und anschließend umsortiert werden.
• Einfache, internetbasierte Anwendung (keine Programminstallation / Administration / Datensicherung vor Ort notwendig).
• Die Buchhaltung ist immer auf dem neuesten Stand. Sobald Sie den gescannten Beleg ins DATEV-Rechenzentrum gesendet haben, kann dieser verbucht werden. Forderungen und Verbindlichkeiten können aktuell überwacht werden.
• Zeitlich und örtlich unabhängiger Zugriff auf Ihre gesamten Fibu-Auswertungen (BWA, OPListe, Summen- und Salden, Kontenblätter usw.), als auch auf Ihre Lohnauswertungen (Gesamtkosten pro Mitarbeiter, Lohnabrechnungen usw.).
• Einfaches Finden von Belegen (Online-Belegarchiv): Die Funktion Beleginformationen erlaubt die gezielte Suche von Belegen. Sie geben Ihre Suchkriterien ein (z. B. Datum, Rechnungsnummer, Name des Geschäftspartners) und bekommen den gesuchten Beleg als Bild angezeigt.
• Elektronische Eingangsrechnungen können ganz bequem revisionssicher / finanzamtssicher archiviert werden (Hinweis: elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden).
• Integrierte automatische Kassenbuchführung
• Der elektronische Zahlungsverkehr kann bequem über die Online-Buchführung abgewickelt werden. Erspart wird die erneute manuelle Erfassung Ihrer Eingangsbelege.
• Geringe Anforderungen an die benötigte Hardware: Computer mit Internetzugang und ein Fax bzw. Scanner.

Statt auf Papier stellen Sie uns beim digitalen Belegaustausch die Belege digital mittels eines Scanners über DATEV Unternehmen online bereit. Beim Buchen greifen wir auf diese Belege zu, der Buchungssatz wird direkt mit dem Beleg verbunden. Wir verarbeiten die Belege und stellen Ihnen dann die Auswertungen zur Verfügung.

Der Arbeitsablauf im Einzelnen:

1. Belege digitalisieren und hochladen
2. Belege in die Bücher überführen (Kassenbuch, Rechnungseingangs bzw. –ausgangsbuch)
3. Belege kontieren
4. Zahlungsvorschläge erstellen
5. Belege zum buchen bereitstellen
6. Bankbelege zuordnen

Die Zusammenarbeit lässt sich sehr flexibel gestalten. Je nach Ihren Wünschen übernehmen wir ab dem 2. Schritt alle weiteren Arbeiten. Nur das digitalisieren / hochladen der Belege und das Auslösen des Zahlungsvorganges bleibt in ihrer Verantwortung. Oder Sie bereiten die Belege vollständig zum buchen vor, wozu auch die Kontierung und ggf. Kostenstellen gehören. Damit können Sie direkt Einfluss auf die entstehenden Steuerberatungsgebühren nehmen, je nach Ihren persönlichen Ressourcen und Vorstellungen.

Automatische Rechnungserkennung:
Das Unternehmen-Online erkennt den Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie den Lieferanten, der z.B. anhand der USt-ID Nummer identifiziert wird.

Zahlungsträgererstellung:
Sind die Bankverbindungen der Lieferanten einmal gespeichert, ist mit dem Scanvorgang einer Rechnung und der automatisch erfolgenden OCR Erkennung meist auch die Überweisung fertig.

Schnelle und umfangreiche Auswertungen:
Die gesamten Auswertungen der Buchführung, wie z.B. die BWA oder Opos-Konten und übrigens auch die Lohnauswertungen (ohne Aufpreis) können Sie im Unternehmen-Online quasi »live« direkt einsehen und auch nach Bedarf drucken.

Digitales Rechnungsarchiv:
Außerdem verfügen Sie mit der Nutzung des UN-Online über ein vollständiges recherchierbares digitales Rechnungsarchiv, auf das Sie und/oder berechtigte Personen Ihres Unternehmens von jedem internetfähigen PC zugreifen können und um dessen Sicherung Sie sich nicht kümmern müssen.

Zentrale Belegsammelstelle:
Verfügen Sie über mehrere Filialen oder Betriebsstätten, so können Sie sämtliche verteilt anfallenden Belege zentral für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen.

Mandanten:
10,50 EUR/Monat pro Betriebsstätte und 10 Nutzungslizenzen
(zzgl. je 2,00 EUR/Monat ab dem 11. Nutzer)

Ausnahme: Verbundene Unternehmen (siehe AGB, Besondere Bedingungen Programme, Datenbanken, Cloud-Anwendungen und Rechenzentrumsleistungen).

Kostenlos bei Nutzung DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura

Zzgl. Berechnung:
Belege online 3,50 EUR/Monat pro Mandant für die gesamte RZ-Leistung u.a. Buchungsassistent online (OCR), Zugriff auf digitale Belege aus Rechnungswesen, sowie die revisionssichere Ablage für digitale Belege.

Zahlungsdatenservice (RZ-Bankinfo/Archiv-Zahlungsaufträge) 1,30 EUR/Monat pro Bankverbindung bei Abruf oder Bereitstellung und Speicherung der Kontoumsätze, soweit Elektronic Banking noch nicht vorhanden.

Authentifizierungsmedien wie z.B. DATEV SmartLogin (kostenlos), DATEV mIDentity conpact oder DATEV SmartCard (lt. DATEV-Preisliste).

Die Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
Es gelten die Geschäftsbedingungen der DATEV.

An Hardware sollte vorhanden sein:

• PC mit Bildschirm (mind. 22 Zoll)
• DSL-Anschluss
• Scanner

Für die Digitalisierung der Belege wird ein Fax oder ein Scanner benötigt. Komfortabler und schneller als mit einem Faxgerät geht es mit einem Dokumentenscanner. Die Preise liegen zwischen 300 und 700 Euro.